Qui sont les gens qui gèrent ces réseaux de serveurs ? Si vous gérez vous-même votre entreprise, cela peut très bien être vous. Cela peut également être votre chef de bureau, votre spécialiste marketing ou votre directeur financier - des hommes et femmes d'affaires de tous les jours possédant suffisamment de compétences techniques pour diriger une entreprise qui réussit.

"Je vois de plus en plus de petites entreprises utiliser des serveurs, même avec des bureaux d'une seule personne", déclare Laura DiDio, analyste des petites entreprises pour The Yankee Group, un cabinet spécialisé en recherche technique établi à Boston. "Ils vous en offrent davantage pour l'argent investi dans la technologie."

Le cas de deux utilisateurs

Je décris ci-dessous les raisons pour lesquelles votre entreprise a besoin d'un serveur (les serveurs sont des ordinateurs qui fournissent des services, des commandes et une gestion centralisée aux ordinateurs constituant des postes de travail, appelés "clients"). Cependant, voyons tout d'abord pourquoi ces utilisateurs ont des réseaux basés sur des serveurs dans leurs bureaux.

Laura DiDio fait elle-même partie de ces utilisateurs. Elle travaille en dehors de son domicile de banlieue une partie du temps, et doit tirer le meilleur parti de son investissement technologique.

"J'ai deux PC portables à la maison, deux connexions haut débit distinctes, trois lignes téléphoniques et un serveur articulé sur Microsoft Small Business Server", déclare-t-elle.

C'est le serveur, précise-t-elle, qui crée la réussite de son système. Il lui permet de centraliser et de protéger les données de ses PC, de surveiller les fichiers, de faciliter les sauvegardes et de travailler efficacement avec les clients - à tel point que ces derniers reçoivent le même service de haute qualité, qu'elle se trouve à son domicile ou au bureau de sa société de Boston.

"Le fait de disposer d'un serveur me permet de me déplacer plus rapidement, d'installer toutes les applications dont j'ai besoin et de donner une image professionnelle", explique-t-elle. Harry Brelsford, revendeur informatique et auteur à Bainbridge Island, Washington, est lui aussi convaincu. Il exploite trois PC clients et un serveur à partir de son bureau, où il dispense ses conseils en matière de technologie à une vingtaine d'entreprises et où il rédige également des ouvrages technologiques (à ce jour, il en a déjà signé 10).

"Le fait d'avoir un serveur et un réseau à amélioré mon efficacité à maints égards", commente-t-il."Si j'ai besoin d'un fichier, je sais immédiatement où le trouver. Vous avez en outre beaucoup plus confiance en la stabilité de votre système, indépendamment de ce que vous lui faites subir. Vous travaillez tout simplement plus efficacement, car vous n'êtes pas retardé par un stockage inadéquat, des fichiers désorganisés, une faible puissance de traitement ou la perte de données" ajoute-t-il.

Laura DiDio et M. Brelsford s'accordent à dire que les serveurs de Dell et HP coûtant 1 000 dollars et moins, combinés au nouveau logiciel Windows Small Business Server 2003 de Microsoft (599 dollars pour l'Édition standard), constituent une solution attrayante pour les dirigeants d'entreprise attentifs aux coûts. L'Édition standard inclut également Microsoft Exchange Server 2003.

Ray Boggs, vice-président de la recherche sur les petites entreprises et les bureaux à domicile pour IDC, cabinet spécialisé en recherche technique basé à Framingham, Massachusetts, partage ce point de vue. Il déclare que, si toutes les PME peuvent tirer parti du passage à la technologie client-serveur, ce sont celles qui comptent au moins 15 PC qui en retireront les gains les plus appréciables, en raison des transactions qu'elles pourront conclure et du matériel et des logiciels nouveaux desservant ce marché

."Le prix des serveurs baisse et les fonctionnalités continuent à s'améliorer", commente M. Boggs.


Huit raisons justifiant l'acquisition un serveur

À partir des commentaires de ces analystes et d'autres, nous avons dégagé huit raisons d'acheter un serveur pour votre petite entreprise, plutôt que de s'en passer ou de faire appel aux réseaux d'égal à égal.

Comment savoir qu'il est temps d'acheter un serveur·

- Votre entreprise dispose d'au moins deux comptes commutés.

- Vous avez besoin de centraliser et d'organiser vos données (vous ne parvenez pas toujours à retrouver en temps utile celles dont vous avez besoin).

- Vous avez besoin de partager du matériel tel que des imprimantes et des télécopieurs entre au moins deux PC (avec les réseaux d'égal à égal, nombreux sont les cordons et les fils sur lesquels on risque de trébucher).

- Vous avez besoin de simplifier les sauvegardes pour sécuriser davantage vos données.

- Vous avez des employés qui se déplacent, télétravaillent fréquemment ou travaillent hors site, et veulent se connecter à votre réseau.· L'utilisation d'un réseau intranet pourrait vous être bénéfique (vos employés qui se déplacent et télétravaillent ne pensent pas toujours à vous le dire).

- Vous avez des besoins élevés en matière de stockage (et vos PC surchargés sont à la peine lorsque vous ajoutez des données).· Vous aimeriez exécuter un logiciel comptable ou une autre application sectorielle sur plusieurs PC.

- Votre société se développe : elle prévoit de se doter de nouveaux ordinateurs et d'embaucher (félicitations !).· Vous n'êtes pas là pour plaisanter : vous voulez paraître professionnel (et plus grand que vous ne l'êtes).

- Vos PC sont très vieux et vous voulez vous en débarrasser. Un serveur facilite la migration.· Vos PC sont très vieux et vous voulez les garder. Un serveur permet de "délester" les PC.

Objectifs d'un réseau
Le partage de documents, via la centralisation des fichiers, permet à l'entreprise de gagner du temps dans l'exécution de nombreuses tâches.

Voici une situation : Vous devez modifier la proposition faite à l'un de vos clients, la facturation vous réclame ses conditions de vente, votre service expédition cherche l'adresse exacte de livraison …Or tous les fichiers contenant ces informations sont répartis sur plusieurs postes, ce qui entraîne des recherches longues et fastidieuses.

Que se passe-t-il lorsque le propriétaire du fichier convoité est absent ?Sans partage de documents en réseau, vous devez transférer les fichiers par disquettes (c'est une opération longue, parfois même impossible pour les gros fichiers, ou parfois incertaine du fait de la fragilité du support et qui expose le parc informatique à la propagation de virus).

Des incohérences ou des différences peuvent apparaître entre différentes versions d'un même fichier (laquelle est la "bonne" ?).Gérer des doublons de fichiers fait perdre du temps et de l'énergie, rend difficile le suivi des informations et augmente les délais de réaction : il est parfois nécessaire de mobiliser une secrétaire pour saisir une deuxième fois le texte inaccessible !

Combien de temps sera alors perdu ? Ce temps pourrait être employé plus avantageusement à l'écoute, à la fidélisation et à l'acquisition de nouveaux clients.En revanche, la centralisation des fichiers en un seul et unique point rend l'information accessible et disponible à tous ceux qui sont autorisés, et ce de façon permanente. Le suivi du client est possible du devis à la facturation; l'entreprise gagne ainsi en homogénéité et surtout en efficacité. Mais au-delà du partage de documents, il est aussi possible de mettre en commun grâce au réseau les ressources matérielles et les applications par exemple.

La messagerie et l'agenda partagé
Par l'utilisation de la messagerie et d'agendas partagés, l'entreprise obtient une meilleure organisation autour du réseau. Elle devient ainsi plus efficace.Tout d'abord, pour le bon fonctionnement de toute entreprise, l'information se doit d'être aussi fluide que rapide. En effet, il arrive encore trop souvent qu'un itinérant ou que des départements distants du siège soient informés " en décalage " par rapport au reste de l'entreprise.

Ensuite, l'organisation de réunions de travail, parfois dans le seul but de finaliser un document, demeure l'une des activités les plus gourmandes en énergie car il convient de regrouper des collaborateurs parfois géographiquement éloignés.A cet effet, l'organisation de l'entreprise autour du réseau s'optimise par l'utilisation d'une messagerie électronique et d'agendas partagés.Il devient alors aisé de transmettre " en temps réel " un message reçu au téléphone par e-mail, si la ligne du destinataire est occupée ou bien si ce dernier est absent, tout comme d'avertir quelqu'un de l'arrivée d'un visiteur ou d'un pli.La messagerie apporte également le transfert de poste à poste d'un fichier informatique, modifiable par le destinataire.

Seulement 5 minutes suffisent au lieu d'un transfert par disquette ou d'une nouvelle saisie…De la même manière, fixer une réunion d'équipe grâce au partage d'agendas devient un jeu d'enfants. Grâce à l'affichage simultané de plusieurs plannings, choisir une plage horaire libre, puis envoyer un message collectif pour la réserver, permet de ne plus perdre detemps.

Enfin, l'organisateur pourra recevoir les confirmations de présence par retour d'E-mail.Il existe d'autres bénéfices de la messagerie : partager une liste de contacts (noms, adresses, téléphones) permet l'accès aux personnes autorisées, même en cas d'absence ; garder une trace écrite des messages envoyés, pour archivage ; lire ses messages en mode asynchrone… Les gains en temps et en efficacité sont conséquents.La messagerie permet aussi de communiquer en temps réel une information à plusieurs collaborateurs, sans risque d'omission d'un des destinataires. Il est même facile de définir des listes de diffusion afin que les utilisateurs reçoivent périodiquement et automatiquement des informations internes à l'entreprise, par courrier électronique.Grâce aux forums de discussion, l'on peut désormais participer à des débats thématiques, en mode asynchrone, au sein même de la société.


o L'intranet
En complément de la messagerie, l'intranet permet l'accès à l'information grâce aux technologies Internet exploitées au sein du réseau de l'entreprise.Mettre en place un intranet commence en général par une réflexion et une organisation structurée du contenu (tous les documents, fichiers, bases de données) disponibles sur toutes les machines et serveurs de l'entreprises. L'objectif est de rendre accessible via le réseau les éléments utiles à tous les collaborateurs, dans leur ensemble ou par département.
Ensuite, pour mettre en relation l'information et les utilisateurs, le meilleur moyen consiste à mettre en place une interface de type Web, qui permet aux collaborateurs de trouver plus facilement les documents ou données dont ils ont un usage régulier, en ne les obligeant pas à les rechercher sur le serveur.L'intranet permet un réel décloisonnement de l'information et une diffusion des données et documents de chacun vers tous les autres (ou any-to-any), à l'opposé de la transmission hiérarchique classique.Ainsi sont mises en place de meilleures conditions d'échanges professionnels, qui permettent :

* l'optimisation du potentiel de chacun,
* le partage de l'intelligence globale de l'entreprise,
* un travail d'équipe renforcé et une augmentation de la productivité,
* une réduction des délais, offrant une valeur ajoutée supérieure du travail effectué.

Enfin ce réseau d'informations interne peut être aisément complété par de la formation à distance, pour une actualisation permanente des connaissances, le suivi de projet, de budget?Voici quelques exemples de fonctions pratiques d'un intranet :o bibliothèque de documents utiles à l'entreprise (descriptifs produits, fiches techniques?)

* gestion et suivi de listes de clients (base de données ou listing, plannings? en ligne)
* gestion de demandes internes, par formulaires (congés, commandes?)
* applications de workflow, pour la validation de procédures ou de documents
* conférences en ligne via NetMeeting ou chat
* gestion des connaissances
Messagerie et intranet possèdent de nombreux avantages dont l'entreprise peut profiter simplement :o ils autorisent une communication étendue et sûre,
* ils s'appuient sur un stockage d'information centralisé : les informations sont placées dans un dépôt ou une base de données sur le serveur,
* ils permettent d'étendre l'organisation existante et de relier les îlots d'information isolés.

Les avantages du réseau

Le partage en réseau engendre de réelles plus-values pour l'entreprise, en posant les fondations de l'entreprise numérique.

PLUS D'EFFICACITÉ ET DE COMPÉTITIVITÉ
* productivité accrue pour le groupe de travail par le partage et la centralisation d'information
* réactivité et disponibilité renforcées au profit du client
* gain de temps important (communication plus rapide) et surtout vision plus claire de l'information au sein de l'entreprise
* passage d'une informatique " individuelle " à une utilisation collective des ressources et des informations
* plus de temps consacré à l'écoute du client et au déploiement commercial.
* amélioration de l'accès à l'information (diffusion, communication), rendant l'entreprise plus réactive et donc plus performante.

PLUS D'ÉCONOMIE :
* économies d'énergie et de temps (cohérence des données?)
*économies d'échelle (moins de périphériques, périphériques plus puissants?)
* possibilités nouvelles apportées par la puissance du serveur
* optimisation de l'organisation
* accroissement de la réactivité, et donc de la productivité.

PLUS DE SÉCURITÉ :

* sauvegarde et archivage des données vitales de l'entreprise,
* gestion des autorisations
* mise en place d'une dynamique de sécurité des informations.

Le Knowledge Management
Présentation du Knowledge Management, composante de l'entreprise numérique.Tout d'abord un parallèle : dans de nombreuses civilisations, les anciens, ceux qui détiennent la "sagesse", basée sur le savoir et l'expérience, distribuent la connaissance aux plus jeunes, pour les conseiller et leur éviter de commettre des erreurs. Mais lorsque l'un d'eux disparaît, comme il s'agit de civilisations reposant sur la tradition orale, c'est souvent la mémoire d'un peuple qui s'éteint. C'est pourquoi de nombreux ethnologues parcourent depuis des décennies les contrées les plus reculées pour recueillir ces informations, avant qu'elles ne disparaissent à tout jamais.Dans le monde de l'entreprise, les premières réflexions et les premiers travaux sur les connaissances professionnelles datent de 1939.
Peter Drucker, le "pape" américain incontesté de cette discipline invente le mot en 1959. D'après lui, seule la connaissance permet la productivité, en l'appliquant à des tâches que nous savons faire, et l'innovation, en l'appliquant à des tâches nouvelles et différentes. L'objectif est donc d'évaluer, de structurer et de développer le capital intellectuel de l'entreprise.

Le Knowledge Management, ou gestion des connaissances, est à la fois un principe, une organisation et un ensemble de logiciels, intégrés au Système d'Information de l'entreprise.

Le principe : il convient de gérer, d'augmenter, de valoriser et de transformer le capital intellectuel de l'entreprise sous toutes ses formes : hommes, savoir-faire, techniques, procédures, dossiers, informations sur la concurrence... Cet ensemble est un patrimoine d'information propre à servir d'intelligence économique, qu'il faut mettre à disposition des utilisateurs.

L'organisation : il convient de consacrer des ressources et du temps à cette tâche. Il est important de mettre une personne réellement en charge de ce dossier, en nommant un "Knowledge Manager". Son rôle est d'évaluer et de redistribuer l'information. Ce n'est pas un travail de documentaliste, ni de veille technologique, car il doit faciliter la démarche, animer, encourager, organiser, chasser et classer l'information, faire des propositions et ce, de manière continue.La volonté de cette démarche doit être comparée à celle de la qualité, et peut nécessiter de repenser l'organisation, pour faire de l'entreprise un "cerveau" capable d'affronter l'environnement toujours plus concurrentiel vers lequel nous allons.Il faut vaincre l'image habituelle que le savoir est le pouvoir, et donc partager la connaissance.De nombreuses réticences apparaissent : appropriation et conservation des connaissances, peur d'être remplacé par un système d'aide à la décision...C'est donc un véritable projet d'entreprise qu'il faut mener, qui doit faire partie de ses axes stratégiques, une action globale de transformation sur le long terme.Le Système d'information doit intégrer toutes les données recueillies ou à venir, et les mettre à disposition via des outils de recherche, d'indexation et de filtrage, sur l'intranet de l'entreprise par exemple.Il convient de réfléchir à la forme de présentation et de diffusion des données, mais aussi à qui aura accès à quoi, qui administre et met à jour.

Tâches :
* Collecter et analyser les savoir-faire, connaissances, compétences et pratiques au sein de l'entreprise,
* Communiquer, réunir les personnes les plus expérimentées, créer des échanges au sein du personnel, conduire des entretiens, pour extraire les savoir-faire souvent non-exprimés, les " non-dits ",
* Faire le tri entre l'utile et l'inutile, sélectionner, organiser, rassembler les informations issues de l'expertise interne,
* Modéliser les connaissances, pour obtenir un " manuel " de référence,
* Gérer ensuite les savoirs sur un espace comme l'intranet, qui est un moteur fondamental du développement de la gestion des connaissances,
* Intégrer les technologies nécessaires, développer des applications de travail collaboratif, orientées vers le développement de produits, la gestion de la relation clients...ET
* Mettre à jour, pour éviter de conserver des informations obsolètes ou erronées, affecter un cycle de vie (renouvellement) aux données.

L'un des premiers bénéfices à attendre ensuite est le gain de temps en formation: les savoirs les plus importants peuvent être transmis aux derniers arrivés plus rapidement.Mais aussi :o Disposer d'un système d'aide à la décision, reposant sur le passé,

* Profiter de et capitaliser sur l'expérience d'un groupe ou d'une personne (ingénieurs, commerciaux...)
* Apprendre de son passé, de ses erreurs et réussites
* Conserver l'intelligence de l'entreprise, lors de réorganisations, départs en retraite...
* Améliorer la compétitivité et la performance de l'entreprise, saréactivité, sa capacité d'innovation, et au final la relation avec les clients.

Remarque :
Internet est un média essentiel de veille stratégique et d'intelligence économique - savoir ce qu'i est dit sur l'entreprise, ses produits, mais aussi sur ses concurrents et leurs produits, sur les tendances... Internet est une formidable source d'information pour l'entreprise à condition de mettre en place aussi une démarche de partage des connaissances, qui permettra de penser sa stratégie et d'agir sur elle.

Pour en savoir + :
Le Knowledge Management est une des trois composantes de l'entreprise numérique. Ces 3 volets sont :
* la gestion des connaissances,
* la gestion des opérations,
* la gestion des relations commerciales.

Au sein du DNS, la gestion des connaissances est une approche plateforme, qui permet de connecter les bonnes personnes et les bonnes informations au travers d'outils de productivité habituels.

Elle repose sur 3 types de connaissance :o la connaissance tacite, qui se transmet de personne à personne et se partage via le travail collaboratif,

* la connaissance explicite, qui s'obtient en partageant de l'information dans des documents, et implique le classement, l'indexation et la recherche de documents,
* la connaissance potentielle, qui existe à travers l'analyse de données, dans des bases.
Les outils pour structurer la connaissance dans l'entreprise sont : Microsoft Exchange Server, Office et SQL Server…

Serveur
* Diffusion de l'information, collaboration, partage des ressources, gestion documentaire... Découvrez les fonctionnalités procurées par la mise en place d'un réseau d'entreprise piloté par un serveur ! N'hésitez pas contacter nous pour la meilleur solution adaptée à vos besoins !